Dobavnica je dokument, ki dokazuje dejansko stanje naročila in je ključnega pomena pri sledljivosti. V uporabo klasične, papirne dobavnice je vključenih ogromno rutinskih opravil, ki vzamejo veliko časa in kjer je možnost napake precejšnja. Z uvedbo elektronske dobavnice (ePOD) zmanjšamo stroške, izboljšamo učinkovitost in pridobimo večji pregled nad procesi.
Z uvedbo digitalizacije procesov zmanjšamo zaloge in planiramo dostavo glede na dejansko stanje naročil. Tudi trgovska podjetja zaradi velikega števila dobaviteljev in zmanjševanjem vmesnih skladišč vedno težje poslujejo s papirnimi obrazci. Avtomatizacija naročanja in elektronski dokumenti zato postajajo neizogibni. Uvedba uporabe elektronske dobavnice je posledično med podjetji vedno bolj priljubljena. Zakaj?
- Interni pretok informacij je hitrejši (zaledna pisarna, skladišče ter dostavljavci in nazaj).
- Odzivni časi so krajši.
- Dokumentacija se ne izgublja.
- Zagotovljena je sledljivost in vpogled v procese.
- Na dobavnicah je zajet podpis ključnih oseb.
- Dokumentacija je poslana na mail stranke.
- Manj je administrativnega dela (ni ročne obdelave podatkov, avtomatsko fakturiranje …).
- V primeru reklamacij se proces reševanja le-teh skrajša (zanesljiv prenos podatkov, zajete fotografije)
- Podjetje dvigne ugled z urejenimi poslovnimi odnosi do strank.
MSP ePOD uporabnikom omogoča zajem podpisov, fotografij dostave in ostalih ključnih podatkov. V trenutku, ko se to zgodi, so podatki vidni zaledni pisarni in lahko poslani tudi prek e-pošte. Ker so informacije tam, kjer morajo biti, na najbolj zanesljiv možen način.
Fleksibilnost dostave
Pozabite na težave ob izgubi obrazcev, nečitljivi pisavi in nepopolno izpolnjenih poljih. Prednost uporabe elektronske dobavnice je tudi v tem, da so omogočeni tudi zaznamki oz. posebna navodila za dostavo (npr. časovna okna, sprememba lokacije dostave ipd.). Tudi neplanirane dostave so lahko brez težav izvedene, dokumentacija pa je v trenutku dostave v zaledni pisarni in pri stranki.
Zajem podpisa
Zajem podpisa prevzemnika je vedno bolj ključen element elektronske dokumentacije. V trenutku, ko prevzemnik podpiše zaslon naprave, je podpis priložen dokumentu; podpisan dokument je kadarkoli viden v zaledni bazi
Izboljšanje kakovosti storitve
Priznajmo, da kadar stranka dobi v podpis šop dokumentacije, ki je po možnosti zmečkan in morda celo moker od dežja, ne pustimo ravno najboljšega vtisa. Tem situacijam se je možno izogniti z digitalizacijo; vsa dokumentacija je na Android napravi, kamor se stranka tudi podpiše. Ker je podpisana dokumentacija ob zaključku poslana ne le v zaledni sistem, temveč tudi stranki na e-naslov, se podjetje izkaže za urejeno in zaupanja vredno.
Želite pridobiti več informacij o MSP elektronski dobavnici (ePOD)? Kontaktirajte nas in z veseljem vam povemo več.
+386 (0)3 733 82 54