Digitalizacija terenskega dela ali drugače povedano: čas je denar
Čas je naša najbolj vredno sredstvo. Nespametno je, če ga tratite tam, kjer je to najmanj potrebno.
Z digitalizacijo terenskega dela prihranite veliko časa; bodisi je to na administrativnem področju, komunikaciji med sodelavci ali na terenu.
Naše poslovanje je do neke točke že digitalizirano
Del vašega poslovanja je zagotovo že digitaliziran; vsi uporabljamo e-pošto in mobilne telefone pri vsakodnevni komunikaciji, računi se izdajajo in knjižijo v za to namenjenih programih, pri naših vsakodnevnih opravilih pa si pomagamo z različnimi orodji in (brezplačnimi/poceni) aplikacijami.
Nemalokrat pa se zgodi, da podjetja »pozabijo« na svoje terenske procese. Kljub temu, da sta digitalizacija terenskega dela in digitalna transformacija pereči temi, ki odzvanjata v naših ušesih, veliko podjetij razmišlja v smeri, »da terensko delo pa še ni na točki, da bi to potrebovali«. Ampak veste kaj? Je!
Kje je prostor za prihranke?
Veste, koliko je mogoče prihraniti z digitalizacijo vaših procesov servisa in vzdrževanja, montaže, logistike, prodaje in pospeševanja prodaje? Številka zagotovo ni zanemarljiva. Z digitalizacijo tega dela naše stranke merijo tudi do 30 % prihrankov v obliki brezpapirnega poslovanja, transparentnosti procesov, skrajšanih poslovnih procesov in večjega zadovoljstva strank. Ker so vsi podatki dostopni zaledni pisarni in računi avtomatsko izdani, se celotni poslovni procesi bistveno skrajšajo. Zaposleni v pisarni ne izgubljajo časa z operativnimi nalogami (klici, sporočila, iskanje podatkov za pretekla opravila), temveč se lahko posvetijo drugim nalogam.
Ok, ampak kakšno rešitev izbrati?
Podjetniki nemalokrat pozabijo, da je digitalizacija tek na dolge proge. Priprava projekta in uvedba zahtevata veliko dodatnega dela in dobro ekipi, ampak veste kaj? Vse to je zanemarljivo v primerjavi s tem, kar pridobite na dolgi rok. Kaj je bolje? Še naprej vztrajati pri obstoječih načinih dela in počasi tratiti čas na procesih, ki jih lahko občutno skrajšate, ali vložiti večjo količino časa na začetku in poiskati digitalno rešitev, ki vam vsak dan ta čas prihrani in tako na dolgi rok izboljšate svojo produktivnost? Menimo, da je odgovor jasen …
Izbrati je potrebno rešitev, ki je fleksibilna. Cena naj ne bo glavno vodilo, ker se zelo pogosto zgodi, da je to ključni razlog za izbor neke rešitve. Ne pravimo, da cenovno ugodne rešitve niso dobre, niso pa vedno najboljša izbira na dolgi rok.
Zakaj:
- Dobre rešitve, ki se v celoti prilagodijo vašim procesom, so vredne več od rešitev, ki tega ne omogočajo. Na drugih področjih smo se že naučili, da je za kvaliteto potrebno odšteti več denarja, in čisto nič drugače ni v primeru digitalizacije terenskega dela.
- (Ne)fleksibilnost, (ne)fleksibilnost in še 1x (ne)fleksibilnost. Če ste se odločili za spremembo, potem implementirajte rešitev, ki vam daje tudi prostor za nadgradnje v prihodnosti. Vsaka programska rešitev ne omogoča dodatnih izboljšav in sprememb, ampak deluje na principu »take it or leave it«. Si res želite tega?
Kaj pa pridobimo z digitalizacijo terenskega dela?
Kako potekajo terenski procesi brez digitalizacije? Po naših izkušnjah nekako tako:
- dela se »peš«,
- zaledna pisarna je nenehno neprestano v navezi z zaledno pisarno prek telefona (podatki o stranki, naslovu, kontaktnih podatkih, vrstah opravil …),
- pri svojem delu uporabljati papirne obrazce, ki so včasih nenatančno izpolnjeni (podatki manjkajo),
- zgodi se, da se obrazci izgubijo ali v najboljšem primeru le začasno založijo,
- čakati je potrebno na dokumentacijo s terena,
- obrazce je potrebno ročno vnesti v sistem,
- dobavnice in računi se izdajajo ročno (po tem, ko se obrazci »vrnejo« s terena),
- včasih je za izdajo računa potrebno čakati še na stranke, da dokumentacijo podpišejo.
Vam je znano? No, z digitaliziranjem se procesi poenostavijo ter skrajšajo, podatki pa se ne izgubljajo. Torej pridobite:
- brezpapirno poslovanje,
- pregled nad opravili na terenu,
- vpogled v dogajanje,
- dostop do podatkov v realnem času,
- skrajšane procese, saj so obrazci v trenutku zaključka dostopni zaledni pisarni,
- avtomatiziran prenos podatkov v zaledni sistem,
- avtomatiziran proces izdaje računov, faktur in dobavnic.
Sliši se odlično! Katere vrste terenskega dela pa je mogoče digitalizirati?
Odgovor je preprost: vse je mogoče. Izjava, da »mi smo pa specifični« drži, a le do neke mere. Ja, vsi smo specifični, a hkrati so si poslovni procesi v osnovi zelo podobni. Marsikaj je izvedljivo, a zavedati se je potrebno, da večje kot so želje in potrebe, bolj kompleksna bo rešitev. Topa tudi pomeni, da bodo stroški uvedbe temu primerno višji. A naj vas to ne prestraši! Če veste, kaj potrebujete, je bolje, da izberete dober sistem že v začetku, četudi to pomeni, da se ne odločite cenovno najbolj godnega ponudnika.
Na i-Rose imamo dolgoletne izkušnje z digitalizacijo veliko različnih poslovnih procesov, ki potekajo izven pisarn. V svoji zgodovini beležimo projekte različnih velikosti in kompleksnosti, v osnovi pa prejmemo največ povpraševanja po digitalizaciji slednjega:
- montaža,
- servis in vzdrževanje,
- dostava,
- planiranje transportov/dostav,
- prodaja in ambulantna prodaja,
- pospeševanje prodaje,
- zavarovalništvo,
- lokalna uprava (popisi števcev).
Znotraj teh procesov se najpogosteje znajdejo:
- delovni nalog,
- servisni in montažni nalog,
- potni nalog,
- primopredajni zapisnik,
- dobavnica,
- reklamacijski zapisnik,
- prodajno priporočilo,
- zapisnik sestanka,
- kalkulacija,
- pristopni obrazec,
- anketni vprašalnik,
- tehtalni list,
- izdajnica,
- medskladiščnica,
- dnevnik o izvajanju del …
Kako delujemo?
- Vzpostavite kontakt, kjer nam na kratko zaupate okvirne želje in potrebe.
- Dogovorimo se za spoznavno srečanje, kjer predstavimo naše rešitve in se pogovorimo o vaših željah in potrebah.
- Pripravimo okvirno ponudbo.
- Dogovorimo se za ponovno srečanje, kjer se pogovorimo o poslani ponudbi.
Če tudi vas zanima digitalizacija terenskega dela, vas vabimo, da nas kontaktirate in dogovorili se bomo za srečanje, kjer se bomo pogovorili več o vaših željah in potrebah.