Ni nenavadno, da se je zaradi pandemije koronavirusa poslovanje podjetij, ki se ukvarjajo z montažo, servisom in vzdrževanjem, zmanjšalo ali celo ustavilo. Veliko teh podjetij pa je nepričakovani »čas zatišja« izkoristila za to, da izboljšajo svoje poslovanje.
Prejeli smo kar nekaj povpraševanj po digitalni transformaciji montažnih in servisno-vzdrževalnih procesov.
Največje bolečine podjetij so bile:
- nedostopnost podatkov na terenu,
- počasna povratna informacija o opravljenih opravilih,
- nepopolni podatki s terena,
- nepreglednost pri planiranju,
- težave pri nenapovedanih izrednih dogodkih.
Nedostopnost podatkov na terenu
To je tista #1 bolečina. Monterji in serviserji nimajo popolnih podatkov o strankah in opravilih (kontaktna oseba, kontaktna številka, naslov, kaj je potrebno narediti), zato velikokrat kontaktirajo pisarno. Na prvi pogled to ne izgleda zamudno, vendar je ima podjetje npr. 10 servisnih ekip in če zaradi »operativnih težav« vsaka ekipa kontaktira pisarno zgolj 2 x (in vsak klic traja nekaj minut), pomeni to vsaj ena uro/dan, ki jo zaposleni v pisarni porabijo za komunikacijo s terenom (da lahko delo na terenu poteka nemoteno). Če preračunamo, je to vsaj 5 ur/teden oz. 20 ur/mesec …
Počasna povratna informacija o opravljenih opravilih
Ko je opravilo na terenu opravljeno, mora ekipa izpolniti določeno dokumentacijo. Običajno gre za delovne/servisne/montažne naloge, primopredajne zapisnike, reklamacijske zapisnike, potne naloge ipd. V njih so navedeni ključni podatki za izdajo fakture in poslovanje (podatki o stranki, podatki o opravilu, porabljen čas, pot, porabljen material, podpisi …). Na te obrazce je potrebno počakati vsaj do konca delovnega dneva, ko se ekipe vrnejo na sedež podjetja. Podatki so v najboljšem primeru obdelani naslednji dan, nemalokrat pa se zaradi nepopolno izpolnjenih obrazcev zgodi, da pride do obdelave še kasneje.
Nepopolni podatki s terena
V naglici se nemalokrat zgodi, da so obrazci nepopolno izpolnjeni, kar pomeni, da ima zaledna pisarna ne le delo z obdelavo dokumentacije temveč tudi z iskanjem točnih podatkov. Včasih se celo zgodi, da se dokumentacija založi. V takšnih primerih se proces obdelave podatkov še podaljša … Vse to lahko odpravite z digitalizacijo terenskega dela: podatki so vneseni na licu mesta, obveznost polj poskrbi, da so vneseni VSI ključni podatki, zaledna pisarna pa dobi vso potrebno dokumentacijo ob zaključku opravila.
Nepreglednost planiranja
Če so se vse prejšnje točke nanašale na terenski del poslovnih procesov, se ta nanaša predvsem na zaledno pisarno. Oseba, ki je zadolžena za planiranje opravil, ima veliko odgovornost, da na najbolj optimalen način razporedi delo med svoje zaposlene na terenu. Pri tem mora upoštevati znanje & kompetence zaposlenih, obseg opravil in pa seveda lokacijo. Če je ekip manj, je lažje upoštevati vse dejavnike. Zaplete pa se ko je ekip več. V takšnih primerih je optimizacija planiranja opravil že skoraj nujnost.
Težave pri nenapovedanih izrednih dogodkih
Vsi, ki so kadarkoli imeli opravka s terenskim delom, se zavedajo nepredvidljivosti.
- Je ekipa obtičala v prometnem zamašku?
- Je prišlo do zamude zaradi dela na cesti?
- Je stranka odpovedala termin?
- Se je odprla nujna intervencija, ki ne more počakati do naslednjega dneva?
Kako ravnate v primeru takšnih dogodkov? Če vaše delo poteka »peš«, potem je prva stvar, ki jo ekipa na terenu naredi to, da kontaktira zaledno pisarno. Ta se potem v najkrajšem možnem času odzove in poda navodila za nadaljevanje dela. V primeru uporabe naše rešitve, se takšni dogodki hitreje in bolj gladko razrešijo. Ekipe na terenu so sproti obveščene o morebitnih spremembah v dnevnem planu (in seveda dostopajo do vseh osveženih podatkov & obrazcev), zaledna pisarna pa ima vpogled v dogajanje 24/7.
Predstavili smo vam TOP 5 težav, zaradi katerih so nas podjetja kontaktirala v zadnjem času. Se prepoznate v opisih in se tudi vi spopadate s podobnimi izzivi? Kontaktirajte nas in skupaj lahko pridemo do za vas najboljše rešitve.